Kontinuerligt förbättringsarbete har lett till goda resultat inom Prohocs produktionstjänster. Det systematiska utvecklingsarbetet kommer att fortsätta tillsammans med kunderna, med lärdomar från den egna verksamheten.
Prohoc har haft en kraftig tillväxt under de senaste tre åren. Tillväxten har varit delvis organisk och delvis ett resultat av företagsförvärv. Tillväxten är en naturlig följd av att bolaget har rekryterat betydligt fler anställda som med sin kompetens bidrar till att möta kundernas behov.
Tillväxten inom produktionstjänsterna har varit närmast explosionsartad, antalet anställda har fyrdubblats från cirka 50 till 200. Detta har naturligtvis också lett till en ökning av antalet roller som leder och utvecklar verksamheten. Organisationsstrukturen är nu också lättare att skala upp i takt med framtida behov.
Resultat redan synliga
I och med att organisationen har stärkts har kontinuerlig förbättring kunnat genomföras mer systematiskt inom produktionstjänsterna. Efter tillväxtspurten har verksamheten blivit mer proaktiv och strukturerad, vilket minskar behovet av att “släcka bränder”. Utöver att öka antalet medarbetare och kompetenser har utvecklingsförmågan stärkts genom tydliga arbetssätt, tillgång till nödvändiga verktyg, ökad transparens och delaktighet samt genom att ordna relevant utbildning.
“Tydligt ledda och målinriktade utvecklingsinsatser, närmare samarbete och stärkt kompetens har relativt snabbt lett till betydande förbättringar i prestationen, både i den operativa verksamheten och i utvecklingsarbetet och dess kvalitet,” säger Lead Excellence Mikko Mattila.
Välorganiserat och kontinuerligt utvecklingsarbete bedrivs långsiktigt, steg för steg, genom analys, reflektion och tydlig prioritering. Det är viktigt att utvecklingsinsatserna stödjer Prohocs egna mål samt de mål som avtalats tillsammans med kunden. För att stöda verksamheten har bättre mätare för produktionens prestanda och tydligare visualiseringar utvecklats, vilket underlättar uppföljning av mål och riktning av åtgärder.
“Som strategisk partner kan vi förbättra produktionsprestandan och skapa mervärde för kunden. Gemensamt fastställda mål och tydliga arbetssätt säkerställer långsiktig effekt,” säger Matias Träskbäck, ansvarig för strategiska kundpartnerskap.
Fördelarna med kontinuerlig förbättring i produktionen är relativt enkla att mäta i ekonomiska termer, men utvecklingsarbetet skapar också mervärde för personalen, till exempel genom att minska belastning och stress samt frigöra tid för meningsfulla arbetsuppgifter.
100-dagarsmål
Prohocs uppdrag är att vara en partner som skapar högt värde och att kontinuerligt utveckla sina processer tillsammans med kunderna. Kundorientering, öppenhet och delaktighet, resultatmätning och kontinuerligt lärande är viktiga faktorer i detta arbete. För att lyckas krävs rätt verktyg och en gemensam förståelse för hur Lean-principerna tillämpas, både internt och tillsammans med kunden, så att kommunikationen kan ske på samma språk, oavsett om det är visuellt, muntligt eller skriftligt.
En så kallad 100-dagarsplan, som leds på liknande sätt som ett projekt, har införts som ett strukturerat och organiserat arbetssätt för team och ledning för att styra och följa upp utvecklingsåtgärder. Inledande diskussioner omfattar en genomgång av kundens och Prohocs mål samt tidigare identifierade utvecklingsbehov. Utifrån detta fastställs vilka åtgärder som ska prioriteras under de kommande 3–4 månaderna. Därefter fokuserar varje tjänsteområde på sina egna utvecklingsinsatser, och Mikko uppdaterar prioriteringar, mål och genomförande tillsammans med kunden i månatliga utvecklingsmöten.
Lean-verktyg i praktiken
I början av utvecklingsperioden genomförs riktad värdeflödesanalys (Value Stream Mapping) på utvalda platser för att identifiera faktorer som bromsar, stör eller hindrar flödet (Flow). Sådana faktorer, som inom Lean benämns slöseri (Waste), kan till exempel vara väntetider eller stillestånd, onödiga förflyttningar, omarbetningar eller repetitivt arbete samt för stor mängd pågående arbete (WIP, Work in Progress). Baserat på analyserna definieras ett målbildsläge och en utvecklingsplan tas fram eller en befintlig plan uppdateras eller preciseras.
För att identifiera friktionspunkter och flaskhalsar i processen kan det i vissa fall krävas långsiktig uppföljning eller simulering för att analysera hur olika variabler påverkar produktionsflödet. Sådana variabler kan till exempel vara olika cykeltider för produkter i olika processteg eller tillgången till personalresurser. Dessa situationer kräver avancerade analysmodeller för att mer detaljerat förstå hur olika faktorer påverkar flödet samt vilka begränsningar produktionsmiljön medför.
Målet är att ha så liten variation som möjligt i produktionens huvud- och stödprocesser samt att kunna förutse och förbereda sig för kommande störningar och problem utan att de i nämnvärd grad fördröjer produktionen.
Kundorienterat arbetssätt ledde till ny roll
Matias Träskbäck, tidigare Head of Business, Production Services, tillträder en ny roll som Senior Vice President, Strategic Accounts.
“Framöver kommer jag att ansvara för att erbjuda Prohocs samlade tjänsteutbud till strategiskt viktiga kunder och utveckla dessa tillsammans med nyckelpersoner i teamet. I rollen är det viktigt att ha en bred förståelse för kundernas hela verksamhet, strategi och utmaningar för att kunna erbjuda skräddarsydda tjänster med högt värde,” säger Matias.